こんなお悩みありませんか？
・タスク管理が苦手
・仕事の進みが遅くて悩んでいる
・仕事の優先順位の付け方がいまいちわからない
本記事では、なぜタスク管理がうまくいかないのか、その原因について解説します。
そして、タスク管理を上手に進めるための7つのコツを紹介します。
このコツを使えば、やるべきことを効率よく終わらせることができ、
毎日がもっと楽しくなります。これから一緒にタスク管理のコツを学んでいきましょう！✨
タスク管理が苦手な原因とは？
タスク管理がうまくできない理由はいくつかあります。
タスク管理が苦手だと感じている人に共通する、主な特徴と原因は下記のとおりです。
- 計画の立て方がわからない
- 優先順位がわからない
- タスクにかかる時間がわからない
- ひとりで抱え込みすぎてしまう
- すべて頭の中だけでタスクを整理しようとしている
ひとつでも当てはまったら、要注意です。それぞれの原因について、簡単に説明しますね。
原因1：計画の立て方が不十分
計画を立てることが大事ですが、どうしてもうまくできないことがあります。
例えば、やるべきことを細かく書き出さなかったり、
時間の使い方がうまく考えられなかったりすることがあります。
原因2：優先順位がつけられない
複数のタスクを抱えている場合、タスクの優先順位を把握することはとても大切です。
取り掛かる順番を間違えると、業務が停滞してしまったり、チームメンバーが後工程へ進めなくなってしまったりといったことが起こります。
優先順位が把握できていれば、どのタスクを優先すべきかだけではなく、後回しできるタスクも見えてきます。
優先順位を判断する際に役立つのが「緊急度と重要度のマトリクス」です。
「緊急度と重要度のマトリクス」とは、タスクの優先順位を付けるためのフレームワークです。
緊急性が低い仕事を優先的に進めてしまったり、重要な仕事を後回しにしてしまったり、といったことを防ぐ効果があります。
原因3：時間管理が苦手
時間を上手に使うのは難しいことです。
タスク管理が苦手な人にとって、
一番のリスクは、やはり納期に間に合わなくなる可能性が高まることでしょう。
タスク管理とは、タスクごとの重要度や期限から優先度を決め、スケジュールを設定したうえで進捗管理をしていくことです。
タスク管理が苦手だと、スケジュール調整が上手くいかず、どんどんタスクが溜まっていき、期限に間に合わなくなってしまいます。
優先度の高いタスクからこなすことが大切です。
原因4：タスクの分解ができていない
タスクにかかる所要時間がわからないと、時間が足りなくなってしまったり、引き受けて良い量が分からなくなります。
また、タスク管理を適切に行うには、工数の管理も欠かせません。
工数とは、「作業完了までにかかった時間」×「携わった人数」で表される数値のことを指します。
ひとつのタスクにかかる時間や、プロジェクト全体の工数を把握することで、プロジェクト完了までにどれくらいの時間がかかるのか、割り出すことが可能になります。
無理なスケジュールを組んでも、期限に間に合わなくなったり、品質の低下を招いたりと、プロジェクトは上手くいきません。
しっかりと、タスクの洗い出しを行い、タスクにかかる時間や必要な人員の数を割り出して、納品までにかかる期間を計算しておきましょう。
そのうえで、余裕を持ったスケジュール設定を行うことが、タスク管理成功のポイントになります。
原因5：プロクラステイネーション（先延ばし癖）
やるべきことを後回しにしてしまう習慣があることをプロクラステイネーション（先延ばし癖）といいます。
ついつい先に遊んだり、他のことをしてしまって、
結局時間がなくなってしまうことがあります。
原因6：過度な完璧主義
何をやるにしても、完璧にしようとすることがあります。
なんて考えているうちに時間が一気に過ぎ去ってしまいますよね涙
そのため、時間がかかりすぎてしまったり、
最後まで終わらせることができなかったりすることがあります。
原因7：集中力の欠如
やるべきことに集中するのが難しいことがあります。外の音や他のことが気になってしまったり、すぐに集中力が切れてしまったりすることがあります。
これらの原因があると、タスク管理がうまくできないことがあります。
しかし、それぞれの原因に合った対策を考えて、タスク管理をうまくすることができるんですよ。
タスク管理をスムーズに進めるコツ7選
タスク管理がビジネスにおいて不可欠なものだということが分かりました。
苦手意識を克服し、リスクを減らすためにはどのように取り組むことが大切なのでしょうか。
タスク管理が上手くいく方法をご紹介しますので、苦手を克服して、円滑に業務を行えるようにしましょう。
特別なスキル・能力が必要になるわけではないので、一つひとつ、確実に実践していきましょう。
コツ1：具体的な目標を設定する
具体的な目標とは、やりたいことや終わらせたいことを具体的に決めることです。
たとえば、「今日は何件電話をかける」とか「資料を何ページまで終わらせる」というように、具体的にはっきり目標を決めておくと、そのための計画も立てやすくなります。
コツ2：優先順位をつける
優先順位をつけることは、どの仕事を先にやるかを決めることです。
緊急なことや大切なことから順番にやると、大切なことを忘れたり、急に焦ることも少なくなります。自分のタスクを大事な順番で並べてみよう！
まずは今抱えているタスクを全て書き出し、優先順位をつけて進めていくことが大事です。
コツ3：タスクを小さく分ける
大きな仕事や宿題は、一度に全部やろうとせずに、小さなステップに分けてやるといいです。
たとえば、長い文章の読書や大きな絵を描くときも、少しずつ進めることができます。
小さいステップでやっていくと、やる気も出やすくなりますよ！
「具体的に何をすれば良いのか理解できる」程度まで小さく洗い出すようにしましょう。
また、一つひとつのタスクの所要時間を割り出すことで、スケジュールも組みやすくなります。
コツ4：時間ブロックを活用する
時間ブロックとは、一日の中で特定の時間を決めて、その時間に特定のことに集中することです。
こんな感じで、仕事や勉強する時間を決めて、
その時間には他のことをしないようにします。
そうすることで、集中して取り組むことができます。
コツ5：プロクラステイネーション（先延ばし癖）を防ぐ方法
プロクラステイネーションとは、やるべきことを後回しにする習慣のことです。
それを防ぐためには、短い休憩を取ることや、
タイマーを使って時間を決めて集中することが大切です。
少しずつでも進めることが大事です！
コツ6：完璧主義を克服する
完璧主義とは、何をやっても完璧にしようとすることです。
しかし、最初から完璧を求めるとストレスになることもあります。
完璧主義の人はハードルが高く、世に成果物をあげるスピードも遅いので
とりあえず行動しよう！という方にどんどん先を越されてしまいます。
まずはやってみて、60点からでも大丈夫。少しずつ改善していくことを大切にしましょう。
そうすると、途中でやる気も続きやすくなりますよ！
コツ7：集中力を高めるテクニック
集中力を高めるためには、まずは静かな場所や整った机など、集中しやすい環境を作ることが大事です。
また、一度にたくさんのことをするマルチタスクを避けて、一つのことにしっかり集中することも大切です。
そして、適度な休憩を取ってリフレッシュすることも忘れずにしましょう！
これらのコツを実践すると、タスク管理がとてもスムーズに進むようになります。
自分に合った方法を見つけて、毎日の生活を楽しく、効率よく過ごしていきましょう！
最後に
いかがでしたか？
この記事では、タスク管理の大切さと具体的な方法についてお伝えしました！
具体的な方法として、具体的な目標を決めて計画を立てること、優先順位をつけて大切なことから始めること、タスクを小さく分けて少しずつ進めることが挙げられます。
また、時間を決めて集中して取り組む時間ブロックの使い方や、プロクラステイネーションを防ぐ方法も大切です。そして、完璧を求めすぎないことや、集中力を高めるための環境づくりも大事です。
これらの方法を実践することで、毎日の生活がもっとスムーズになります😊
自分のやるべきことをしっかりと計画して、効率よく片付けていきましょう！
最後までお読みいただきありがとうございました♪
